タスク管理。
自分に割り当てられている仕事や、納期までに確実に仕事を終わらせるために必要な管理方法の１つです。
「どうやってタスクを終わらせていくか」を計画を立ててやっていくわけですが、皆さんはどのようにやっていますか？
今回は、僕が以前行っていたメモ帳で出来るお手軽タスク管理についてシェアしていきます。
フリーソフトやテンプレ不要！Windowsのメモ帳があればOK！
メモ帳では、自分がすべきこと一覧を載せていきます。
メモ帳の構成はこんな感じです。
- 完了タスク
- 残タスク
- メモ書き
残タスクスペースにタスクを記載しておき、完了したら後、完了タスクのスペースに持っていく。こんな感じで使用しています。
完了のタスク移動の流れは、
[完了⇒F5キー、ポチ。⇒完了スペースにカット(CTRL + X)ペースト(CTRL + V)]
ちなみに、「★」など最優先事項と決めてタスクの先頭につけておくと、何よりも優先して終わらせるタスクとして見やすいのでおススメです！
【例】
● タスクを「残タスク」に書いておく
------------------------------------------------
--------// 残タスク
・作業A
★・作業B
--------// 完了タスク
--------// メモ
------------------------------------------------
↓
● タスクが完了したら「完了タスク」に移動
------------------------------------------------
--------// 残タスク
・作業A
--------// 完了タスク
★・作業B 16:35 2019/11/01
--------// メモ
------------------------------------------------
こんな感じで、「残」と「完了」を区別しています。
その他にもこんな身近なモノもおススメ
パソコン上のタスク管理であれば、メモ帳でも十分に対応できますが、管理しなければいけないものは、紙類などの資料もありますよね。
そこで、メモ帳以外にも役立つタスク管理グッズをご紹介します。
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クリアファイルで複数顧客を管理
クリアファイルは、透明のものを使用しています。
透明である方が、中身が見やすいからです。
もうひとつ合わせて使うのが「タブインデックス」です。
一般的にタブインデックスは、ファイルに入れて使用するかと思いますが、僕はクリアファイルと組み合わせて使っています。
クリアファイルならリングに挟むといったひと手間を減らしサッと入れることができます。
また、ファイルと比べてクリアファイルは薄いので、持ち運びも楽チンです！笑
「クリアファイル別 ＝ 顧客別」のイメージで使っています。
タブインデックスは、
- 顧客ルール
- 顧客の要望・課題
- 対応中の案件
- 頂いた資料等
- その他メモ
のイメージで、インデックス分けしています。
上記は、持ち運びを考慮して、フォルダ分けをしていますが、これとは別に、顧客ごとに完了済みクリアファイルも作成して「完了」と「未完了」を管理しています。
ふせんの３パターンの利用法
ふせんについては、この３パターンで使うことが多いです。
- その１…思い出し用
資料やノートなど、 自分が思い出したい場所に、思い出したいこと をメモ書きとして貼っています。笑 - その２…持ち出ししても忘れない簡易タスク一覧
顧客別クリアファイルに貼っておき、完了したら捨てる。 - その３…急なメモ用
これはノートを持ってきていないときの緊急的な意味合いで使います。 外出時に、持ち出ししたクリアファイルしか持っていない！ そんなときのメモ書き用に使っています。
無地ノートで自由に記録
線ありノートではなく、無地ノートを普段利用します。
というのも、無地ノートであれば、余白を自分の空けたい分だけ好きに残しつつ書き進められますし、何より全く書き方に縛りがないので、独自の書き方が自由に出来るからです。
また、左側は残タスク、右側は完了タスク、といった感じで、おおざっぱに机の上に広げておくこともできます。
PCとアナログの組み合わせで管理効率を上げる
今回は、PC上とアナログでの管理方法をシェアしていきました。
仕事の性質上、PCでの作業がほとんどなのでメモ帳管理がメインですが、お客さん先での打合せ時では、クリアファイルの方が役立つ場面もありますし、付箋があれば場所の制限を解くことができます。
自分の利用シーンに合わせて、PCでの管理もアナログでの管理も両方とも役立ちます。
ぜひ御自身のお仕事シーンに合わせて、管理効率をアップさせてみてくださいね。
