「今日のタスクは?」「私のタスクは?」「タスク管理はどうなってる?」
みなさんは、普段ビジネスパーソンとして活躍する中で、こんな風にタスク・タスク管理という言葉を使ったり、あるいは耳にしたことがありませんか?
「タスク管理」のタスクとは、そもそも最小限単位の仕事についてタスクと位置付けているものです。
例えば、ある新商品のプレゼンテーションというプロジェクトが企画されたとすれば、
- プレゼンテーション用の資料を作る
- プレゼンテーションの参加者を集める
- プレゼンテーションの資料の基となるデータを集める
などなど…小さい単位の作業ややるべきことをタスクとして位置付けているというわけです。
プロジェクトを円滑に進めるために必須とも言われるタスク管理ですが、これはグループ単位に留まらず、個人として仕事を上手く進めるためにも重要な管理方法として重宝されています。
そんな中で、「もっと効率的なタスク管理の方法はないだろうか?」「使えるタスク管理ツールはないだろうか?」といった悩みを持つ方も多い印象を受けます。
そこで今回は、タスク管理の方法や便利なツールについてシェアしていきます。
- そもそもタスク管理ってどんな方法でやるのが基本?
- 定番ツールはエクセル。パソコン苦手な方はこんなのもあります。
- 複数タスク管理を表を使って進捗管理するならコレ!
- スマホアプリでスッキリタスク管理!
- まとめ
そもそもタスク管理ってどんな方法でやるのが基本?
そもそもタスク管理をするにあたって、どんなイメージを基本的に持てば良いでしょうか?
タスク管理とは、誰がいつまでにどのタスクをやるかということを決めて、実行されているかどうかを管理することを意味します。その個々のタスクを複合させたものがプロジェクトである、こんな大きなイメージをもっておくといいでしょう。
ザックリ言えば、1つのモノを作り上げるためにやるべき1つ1つの細かな作業、そして定期チェックということです。
タスク管理をするにあたって、まずは「誰がいつまでにどのタスクをやるか」を明確にしてみましょう。
- 誰が
チームでタスクを管理する場合は、誰に任せるかを明確にします。 - いつまでに
これは、期限を設定することです。
その1つ1つのタスク(作業)はいつまでに完了させるモノ(期限)なのか、明確にします。
それに合わせて見えてきた全体的なスケジュールも明確化しておくよいでしょう。進捗をチェックできるようになり、リスケジュールをする場合も効率がよくなります。 - どのタスクをやるか
「誰が」を明確にするためには、まず「何があるか?」を明確にします。
まず、ざっくりとしたやることを紙等に洗い出してみます。
その洗い出したやるコトをベースに、更に細かく作業を分けていきタスク化していきます。
ここで、1つ1つのタスクが大体どれぐらい時間がかかるものなのか?という点も、大体の数字(時間)を出しておくと、タスクの割り振りが無茶になってしまうというリスクを回避できるようになります。
これらを明確化にすることで、無駄な作業や思考を減らすことが可能になります。
タスク管理をする上でのポイントは「そもそものプロジェクトの目指すゴール(目的)は常に意識しておくこと」です。
タスク管理をしたかった理由は、前提としてはプロジェクトを完了させることにあります。よくある失敗談に、タスク分けをするうちに「だんだんとゴールに直結しないものも必要に思えてしまう」といったものがありです。
もちろん、必要だと感じた以上どこかのタイミングで必要がある作業なのだと思いますが、「目的に対して今回必要かどうか?」という点から、本当にそのタスクはこのプロジェクトに必要か?を精査してみましょう。(仕事に終わりはないとはよく言いますが…)
また確実に完了させるために大切なコトは、「実行すること」「無理なスケジュールをたてないこと」、この2点です。
チーム作業において「実行しない」ことはあまりないと思いますが、個人としてタスク管理をする場合、タスク分けやスケジューリング自体が目的に変わってしまうケースが意外にも少なくありません。
また、早く完了させたい気持ちが先行し、ギチギチ・カツカツとしたスケジューリングをしてしまうと、思うように進まず嫌になってしまったり、無理しすぎて体調を崩し、逆に作業が出来なくなってしまう、なんてことになりかねません。
確実に完了させるために、実行可能なレベルでのタスク設定、タスク管理を心がけるようにしてみましょう。プロジェクト(または実現したいこと)が確定した時点で、まずタスク分けをすることや、一定のタイミングでタスク管理を見直すことも積極的にやっていくこともおススメです。(目的は完了ですね!)
定番ツールはエクセル。パソコン苦手な方はこんなのもあります。
タスクの洗い出しもできた。スケジュールも把握した。
「では、どうやって管理しようか?」
ここが、多くの方が悩めるポイントです。
正確なタスクの進捗や、優先順位をしっかりと把握するために、そして管理がしやすいように、色んな点でシッカリと作っておきたいところかと思います。
そんな中で、プロジェクトの規模や完了までの日数が2か月、3ヶ月…半年と長いものであれば、手書きで管理するのには、現実的に限界があります。
限界がありますし、現代ではパソコンやスマホなどのツールも充実していますので、電子媒体での管理はとてもおススメできる方法です。
お勤めの方に多いかと思いますが、定番のツールといえば「エクセル」かと思います。
もちろん、ビジネスパーソンだけでなく、パソコンが得意な方でもエクセルでのタスク管理をされているケースも多々あるでしょう。
ただエクセルを全く使ったことない方や、そもそもパソコンが苦手な方の場合「ちょっとエクセルは、敷居が高いかも…。」と感じてしまうかもしれません。
なんですが…それを解消する便利なソフトがありました!
それが「ガントチャートforExcel」です。
- ガンチャートforExcel
動作OS…WindowsXP・Me・2000・NT・98・95(Excel97以降で動きます)
機種…汎用
種類…フリーソフト(寄付歓迎)※ 648円
作者…きむらしのぶ
このソフトは、エクセルでのタスク管理を手助けしてくれるもので自動的にタスク管理表を作ってくれます。笑
管理方法としては「ガンチャート」というもので、縦の列にタスク(やること)、横の行にいつまで(日付)にやるか?を管理していくタイプになります。
複数のタスク管理をするには、見やすく便利なタイプですよ!
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複数タスク管理を表を使って進捗管理するならコレ!
プロジェクトを進めていると進捗管理がとても重要ですよね。
先ほど、エクセルのタスク管理ツールをご紹介しましたが、もう一つシェアします。
コチラは表タイプとして見やすい画面になっているものです。
表タイプのツールは可視化されたスケジューリング表になるため、スケジュール全体が把握しやすい特徴があります。
ガッツリとタスク管理したい場合と簡易的に管理したい場合の2パターンをご紹介しますので、お好みに合わせて利用してみてくださいね。
- ガッツリ管理したい場合はこちら
Excel Pro 工程表(フリープラン)…http://www.syswat.com/soft/ep05kote.html - 簡易的に管理したい場合はこちら
Hotateの苦悩…http://popleaf.jp/hotate/tag/excel/
スマホアプリでスッキリタスク管理!
チームとしてプロジェクトを進める場合、エクセルのタスク管理表が何かと便利ですが、個人的に自分のタスクを管理したいという方も中にはいらっしゃるのではないでしょうか?
もちろん、パソコンを使ってエクセルなどのソフトで管理しなければならない場面、あるいはそういった方が好みである場合は先ほどのものを上手く利用してみてくださいね。
ここでは、「もっと手軽にスッキリ管理したい!」という方におススメできるタスクの管理方法をご紹介します。
その名通り、スマホでのタスク管理ですね!
最近のアプリでは、スマホで管理しつつパソコンでも共有できるものもあるので、いつでもどこでも自分のタスクを把握・編集することができます。
ここでおススメするのは、「Microsoft To Do」です。
「Microsoft To Do」は1日の予定や計画のタスク管理を整理することができるアプリになっています。登録しておいたタスクを通知で知らせてくれるので、複数の予定が入っていても忘れることがなくなりますし、タスクの完了も一目でわかります。
まとめ
いかがでしたか?
ビジネスパーソンとして、新米でもベテランでも常にタスクを明確化し、確実に実行していくことはとても大切です。
今回は、ツールをメインで紹介してきましたが、パソコンやスマホである必要は必ずしもありません。
お持ちの手帳などの手書きのスケジュール表だっていいのです。
大切なことは、確実にタスクは何があるのか?いつまでなのか?誰のタスクなのか?これらを把握すること。そして、実行することです。
効率よく業務が終えられるようになれば、自分の時間を今よりももっと生み出すことに繋がることにもなります。
ぜひ、タスク管理を取り入れてみてくださいね。