「ワークフローとは何ですか？」
そんな質問を投げかけられたとき、なんと答えるでしょうか？
のちほど触れていきますが、ビジネスにおいてワークフローを意識すると、業務効率の向上、あるいは改善に繋げることができます。
今回は、ワークフローを取り入れて、あなたのビジネスに活かす方法についてシェアしていきます。
ワークフローとは？
ワークフローとは、一般的に「ある業務（開始から完了まで）の一連流れややりとり、またはその流れを図式化したもの」を指します。
どんな案件を、誰が、どのようにやっていくか、完了させていくか、その流れをあらかじめ決定しておくことで、業務を進める上での滞る部分を減らしていくことを目的として、様々な企業が改善の手段として用いています。
ワークフローは組織単位だけでなく個人でも活かせる
ワークフローというと、組織的なイメージを持つことが多いですが、個人的には、ビジネスパーソン一人ひとりの個人単位でも当てはめることが出来ると考えています。
IT企業では、なじみ深い"フローチャート"というものがあります。
ざっくりというと、システムが動き始めてから、どんな出来事で何をするか、といった流れを図式化しているものです。
例えば、こちらのサイトでは、システムではなく、すし職人の作業工程をチャートで図式化した例が載っています。
このようにフローチャートは、システムだけでなく普段の業務に当てはめて作ることもできる、ということです。
始めに戻りますが、個人の業務効率改善のためにワークフローを考える場合、今回のようなフローチャートが役に立つのでおすすめです。
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ワークフローを考えるときに大切なポイントは？
ではワークフローを考える際に、気を付けておくべきポイントはどこにあるのでしょうか？
さまざまなポイントは想像できますが、一つ言えることといえば、共通化（普遍化）できるルールを見つけ出すことです。もう少し詰めるとするなら、その作業を行う方法について迷うことがないということです。
それは、どんな小さなことでも構いません。
例えば、午前中のワークフローをざっくりとこんな感じのサンプルでもよいのです。
【サンプル：個人タスクの業務フローチャート】
IT企業で使われるような厳密な作りでなくとも、自分がどんな時にどんな行動をとるかについて、一定のルールを設けておくことで、作業に迷いがなくなり効率をあげることが可能になります。
他にも、自分だけのルールを作っておくのもいいでしょう。
- 出勤後と退勤後のデスク上の資料を統一すること。
- 午前のメールチェックは○時から○時までに限定。
- 午前のコーヒー休憩は、２回。
など、人それぞれルール化することで、エンジンのかかったペースを落とさずに、気持ちよく作業できるポイントが見つかるはずです。
まとめ
いかがでしたか？
今回ご紹介したのは、ワークフローを個人向けにカスタマイズすることで、業務効率を上げる方法でした。
ワークフローを実際に実践する上では、ルールを守って行っていくことはもちろんですが、外部的な要因（とくに対人）による進行の遅延が生じることが想像されます。
そういった場合にも、どんなコミュニケーションを取れば良いか（伝え方は？断り方は？など）を意識していく必要があります。
また、一度作成したワークフローチャートは、定期的に見直しブラッシュアップを心がけることも大切です。
たくさんのブラッシュアップを続けることで、あなたに合うフローがだんだんとわかってくるかと思いますし、流れを意識し続けた結果がもたらすスキルアップも期待できるでしょう。
仕事の進め方にお悩みに方は、ぜひ参考にされてみてくださいね。
