TODOリスト。
ビジネスパーソンにとっては耳にタコが出来るほど聞いたことがあることでしょう・・・。
TODOリストとは、簡単にいうと「やる事リスト」のことを指します。
ビジネスの場だけでなく普段の日常生活や学生さんも活用しているようですよ。
自分がやりたいことをルーズリーフやパソコンのメモ帳などに書くなど、人によって方法は様々ですが、１つずつ"やるべき事"として消化していくこと・効率良くゴールに近づくことを目的に利用していることが大半です。
しかし、TODOリストを使う方の中には、こんな悩みを抱える方もいらっしゃいます。
- 全てのTODOリストが終えられなかった。
- 本当にやりたいこと・やるべきことが分からなくなってしまった。
- ゴールに近づけるタスクはどれなのか。
- 重要なTODOリストだけに絞りたいのになかなか出来ない。
- どんどんリストが増えてしまう。
など、効率良くクリアしたくても、なかなか思うようにいかないというような問題です。
そこで、今回は、時間を浪費を防ぐ重要項目を見極め結果にコミットさせるためのTODOリスト作成法についてシェアしていきたいと思います。
重要項目を見つけ出すために必要な考え方とは？
TODOリストを作成するとき、たくさんのやりたいことがあがると思います。
人生の長い時間を考え、一度やりたいことリストを一気に挙げておくのはオススメします。今すぐ、といわずともいずれやりたいことを挙げておくことで、モチベージョンの１つとして助けになるでしょう。
今回の重要項目に絞ったTODOリストとは、あなたが現在置かれている状況の中で、客観的に必要とする部分にフォーカスを置くことがポイントとなります。
勇気を持ってお伝えすることになりますが、どんなに素晴らしいスキルを持っていても、優秀な才能を持っていたとしても、相応に見合う対価がない状況であれば、求められているものに対して過剰供給となってしまいます。
もちろん、自身がやっていることが確実に昇進や出世、給与アップに繋がると100％保証されるものであれば、進んでやるべきでしょう。
しかし、人によって様々意見はある部分ではありますが、100％自分にとって形になるプラス結果を生まない場合は、少し考える必要があると思っています。
例えば、自分がチームリーダーの職位にいない場合、リーダーとしての役割をやってしまうことになったとき、そこに対する対価は発生するのか。フォローしあうことは、進捗を上げる上で重要な部分でありますが、ごっそり役割を引き受けてしまうのは、職位と照らしてみると、自分の時間を減らしてしまうことに繋がりかねません。
やりたいことをやるためには、自分がやらなくていいことをやらない勇気をもつことも大切な力になります。
トリアージ（優先順位）を決めよう
TODOリストを作る上で、大切なことはトリアージをするということです。
トリアージとは、患者の重症度に基づいて、治療の優先度を決定して選別を行うこと。(Wikipediaより)
つまり、TODOリストに挙がる項目に順番をつけることです。
そうすることによって、本当にやらなければ影響が生まれてしまうタスクにランクが生まれ、自分の１日の行動、１週間・１ヶ月の行動を項目として明確にし、計画を立てやすくすることができます。
たとえば、こんな風に分けるのもいいでしょう。
- 今すぐやらなければ、影響が出てしまうタスク
- 早めにやっておけば、後が楽なタスク
- 自分も含め誰かがやらなければならないタスク
- 自分がやらなくても特に問題がないタスク
１から順に優先順位が高いものになります。
この順位を明確にすることで、TODOリストを効率的につくることができます。
TODOリストは、何も１つだけにする必要はありません。
効率的になるのならば、複数あっても構わないわけです。
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２つのTODOリスト
TODOリストは１つである必要はありません。
効率化を追求するために、２つあってもOKなんです。
今回おすすめするのは、「TODOリスト（１日）」と「TODOリスト（ゴールまで必要なタスク）」の２つのリストです。
まずは、１日のTODOリスト。
ご想像通りかもしれませんが、これは確実にその日にやるべきリストです。
逆をいうならば、そのリストさえ終わってしまえば、定時に帰っても何の問題もないということになります。
そしてもう１つが、例えばプロジェクトに参加しているならば、プロジェクトをゴールさせるために必要なTODOリストです。
これは、最終的にやらなければならないタスクを並べていきます。
大切なことは、ここでもトリアージしておくこと、そして期限を設けておくことです。
これはプロジェクトのゴールに向けて、優先的に進めていくことを決めておき、１つ１つのタスクにしっかりと期限を設けておくことでスケジューリングがしやすくなります。
また、ゴールに向けて必要なTODOリストを作成する際は、もう１つ気にしておくと良いものがあります。
それは「やらないことリスト」です。
やらないことリスト
自分がやる必要のないタスクを見極めることも重要な項目を抽出するために必要なポイントです。
やらないことを見つけることで、本来やるべきことに集中することができます。
何より無駄な時間を生まないこと、時間確保をすることができるようになります。
まとめ
いかがでしょうか？
ズラッと並べるTODOリストを作成するのもいいと思います。
自分のやりたいことを視覚化しておくことで、目標が立てやすくなることが多いです。
しかし、目標に向かって効率よく進めたいという場合であれば、自分の立場から本当に必要なゴールは何か、そして優先順位と期限を決めた上でのTODOリストを作成することで、効率よくゴールを目指すことができるようになります。
TODOリストでお困りの方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
また、PWFに出てくる「やるべきことリストの決定」にも役立てることができますので、こちらも合わせて参考にしてみてください。
