スケジュール管理。
これは、社会人として働くビジネスパーソンにとって必須と言っても過言ではない仕事管理術でしょう。
多くの方は、メモ帳や専用のツール、アプリ、ソフトなどを駆使して、スケジュールを管理することをしたことがあるかと思います。
しかし、中には「スケジュールは立てられるんだけどなあ。結局全てを実行できなかった。」「なかなか効率よくスケジュールを立てられない。」「スケジュールは立てたけど、自分の時間は組み込めなかった。」といったように、スケジュール管理が思うように上手く出来ない悩みを抱えている方も少なくありません。
そこで、スケジュールを適切に管理して、タスクを終わらせつつ自分の時間も確保できるようになるためのエッセンスをご紹介します。
スケジュール管理とは、実は○○管理と同じこと
スケジュール管理というと、プロジェクトや案件のゴールに向かって、日々どんなタスクをどんな順番でやっていくのか、そんな予定表のように使うことが多いのではないでしょうか？
言い換えれば、時間管理をしているともいえるでしょう。
この時間管理を成功させるために大切なポイントの１つが、セルフコントロール（自己管理）です。
元も子もないような言い方になってしまいましたが、スケジュールを順序よく進めるためには、自分自身の能力やスキルを正確に把握し、自身の気持ちのアップダウンや感情・衝動をコントロールすることは重要なことです。
自身のスケジュール管理の方法に迷われている方や、なかなか上手く行ってない方は、どこかのタイミングで自分自身をもう一度知り直す機会を設けるのもいいかもしれません。
さて、スケジュールのコントロールは自己管理も重要だということは、なんとなくわかったとしても、そもそも立てたスケジュールに無理があれば、どんなに自己管理を努力したところでクリアが難しいものです。
では、どのようにスケジュールを立てていけば良いでしょう。
そのポイントをいくつかご紹介します。
本当にあなたがやらなければいけないタスク？それとも・・？
スケジュールを立てる際は、まずゴールに向かって何が必要か洗い出すことかと思います。そこで、集中して見極めるべき部分が、"自分でなければならないのか"という点です。
日常的に業務をこなしていると、「これは自分のタスクでしょう」と感覚的に、慣習的に引き受けていて、仕事が自然発生している場合があります。
しかし、実際にやってみると、「実は他の方でもできる仕事だった」「意外と向いている人が他にもいた」といったケースも経験談として耳にします。
まずは、何となくやってしまう仕事が、本当に自分がやらなくてはならない理由があるのか、再考してみるといいかもしれません。
タスクを引き受けることで、依頼者は喜ぶかもしれませんが、自身の進捗に遅れが出てしまえば、スケジュールが崩れていくことに繋がってしまいます。
- "本当の"自分のタスクかどうか見極める
- 他社に任せることができるタスク
まず、この２つを分類分けしてみることをオススメします。
スポンサーリンク
全てに期限を設けること
自分の本来のタスクが明確に把握できた後は、全てに期限を設けるようにしましょう。
中には、「これ最終的に○○に終わればいいから、自由に進めていいよ。」というような時間に余裕のあるものもあるかと思います。
こういったタスクでも、最終期限をゴールとするのではなく、自身で決めた期限を設けるようにするといいでしょう。
とくに、TODOリストなどで優先順位を決めたタスクを総合的に考えてみるといいでしょう。どのタイミングで空きがでて仕事に取り掛かれるか、そこが把握できれば、自分だけの期限を設けることが可能になります。
ルーティン化できるものはドレ？
日常的に業務を進めていると、ほぼ毎日決まって行う仕事、決まった日に行う業務・会議、必ず依頼されることなど、目に見えて決まっている業務がありませんか？
そういったタスクは、きっぱりルーティン作業の分類と捉え、自身の日間、あるいは週間、月間の決まった時間にスケジュールとして組み込んでしまうのがおススメです。
そうすることで、「あー、今日中にはやらなければいけないけど、どこか空きでやろう・・・まずい！業務終了もう少しだ。残業するか・・・。」といったように、忘れることは減るかと思いますし、無駄な仕事時間を増やすことを防ぐことが可能になります。
ポイントは、決めた日・時間に"必ずやる"ということです。
確実にルーティンとして、スケジュールに組み込み、消化対象にするようにしてみましょう。
まとめ
いかがでしょうか？
スケジュール管理を少しでもうまく回すために必要なポイントをいくつか紹介してみました。
基本的なことではありますが、重要なポイントです。
その他にも様々なテクニックなどはありますが、たくさんのテクニックをやろうとして、逆にやる気がなくなれば、もったいないです。
お困りの方は、ぜひ今回紹介したことが参考になると幸いです。
