「あの資料どこだったかなー。」
「あのメールどこだったかなー。」
「○○ってなんだろう？検索検索・・・どれ？」
日々、業務に追われるビジネスパーソンのみなさんは、あらゆる情報の中から、必要な情報を取出したり、探す作業を何十・何百と行っていることかと思います。
そこで発生しがちなモチベージョンを下げる感情といえばイライラではないでしょうか。
もう10分以上探しているのに、資料もメールも見つからなくてイライラ。
と思いきや、別の日に突然出てきて、もどかしくなる。
知りたいことがあるのに、どうも的を得ない情報ばかりでイライラ。
欲しい時に、欲しいものが出てこないとイライラやもどかしい感情がわいてきますよね。それでけではなく、実際に探している際にかかっている時間。あとから、「あの時間もったいなかったなー。」と思うことも少なくありません。
そこで今回は、情報を整理して、無駄な時間を削減しストレス軽減に繋げる方法をシェアしていきます。
情報整理で大切なこととは？
情報の整理で大切なことは、すぐに見つけられるようになっていることです。
理想的なのは1分で情報が発見できるようになっているとよいでしょう。
仕事の流れをストップさせることなく、思考の動きも停止させことなく進めることができます。
すぐに情報を見つけられるようになるためには？
では、すぐに情報を見つけられるようになるためにはどうしたらよいでしょうか？
押さえるポイントは、情報をカテゴリー分けしておくということです。
まずは、カテゴリー分けする際のチェックポイントとして、情報が以下のどこに分けられるのかチェックしてみましょう。
【情報の位置づけ】
- 進行中・・・毎日見たい情報
- 定期的チェック要・・・週1や月1で見たい情報
- 参考資料として要・・・関連するタスク意外に必要のない、たまに必要な情報
- 完了済み・・・過去の情報。
- 新規・・・これから関わる情報
- ふとしたアイデア・・・書きとどめておきたい情報
1. 進行中
位置づけが進行中である場合、毎日確実に目を通すようにします。
例えば、毎日見るファイルを用意し、出勤後、まずさきにそのファイルを見る方法もいいでしょう。
他にも、1ヶ月を1日ごとに分けた日付ファイル(31日分)などを用意する方法もいいでしょう。
引き出しに、日にちごとに並べます。今日が1日であれば、退勤時に1日のファイルを一番最後に持っていきます。すると、翌日出勤時に一番手前のファイルを取り出すと、本日見るべき情報のみを迷わず確認することができます。本日、判断がつかず、別の日に処理したい場合でも、その日の日にちフォルダにタスクを移動しておけば、忘れずに情報を目にすることができます。
2. 定期チェック要
週1や月1のみ確認したい場合、決まった日付に目を通すようにします。
例えば、週１ファイルや月１ファイルを用意し、カレンダー等でチェックする日付をメモしておき、その日が訪れた際に、そのファイルを確認するようにするとよいでしょう。
3. 参考資料として要
常に参照する必要はないが、タスクの進行途中で参考資料として、目を通したい情報です。
この場合ですと例えば、関わるタスクや案件ごとにファイルを分けて、デスクに２段目や３段目（前の方）などに置いておくのも１つの方法です。
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4. 完了済み
完了したタスクの情報は、過去の情報となります。
その場合は、同一の場所ではなく、まとめて過去資料を保管するスペースを確保するのが理想的です。
しかし、自身のデスクのみが自由に使える場所である場合などは、なかなか別の場所に移動することは難しいかもしれません。
その場合は、よくあるデスクは、一番下の引き出しが最も大きいものになってますが、その一番後ろに、タスク名（案件名）を記載しておき、置いておくのも良いでしょう。
5. 新規
新規の情報や案件は、その情報が降ってきた際にすぐ処理すると良いでしょう。
ポイントは、その情報を保留しておかないことです。
例えば、「いらないと判断し、NGとして忘れ去る。他の誰かに依頼する。短時間で処理できるものは即実行。（3~5分以内目安）。実行する日を決め、その日のファイルにと入する、もしくは、カレンダーに予定記入する・リマインドを設定する。参考資料として処理する。」などです。
保留しておけばおくほど、把握した時に浮かんだことは思い出しにくいですし、何より仕事が終わらない状況を生み出しやすくなります。
6. ふとしたアイデア
とくに、仕事終わりや休日等のプライベート時にふと思いつくアイデアが良かったりする場合です。
「リフレッシュタイムの時に限っていいアイデアが浮かぶんだよなあ。」という方もいるくらい、思いもしないタイミングでいいアイデアが思いついてしまう経験をされた方もいらっしゃるかと思います。
そのときは、ぜひメモしておきましょう。
日常的な癖として、メモ帳を持っている方はメモ帳でもいいですし、スケジュール帳や、スマホのメモ帳、アプリなど、電話の伝言など、どの方法でも問題ありませんが、まずは、メモしておくと良いでしょう。
また、ここで大切なのは、アイデア帳（名前や媒体はなんでもいいです。）などを１つ用意しておくことです。
思いついてメモしたものは、アイデア帳にまとめるようにしましょう。
アイデア帳は、あなたの仕事にプラスになるものがたくさん見つかるはずです。
ここから更に、アイデア帳を定期的に見返す時間を設け、新規の情報と同じように、どのように対応するか、処理してみましょう。
すると、そのアイデアは、形となって実現へと向かっていくようになります。
このように、カテゴリして情報を分けておくことで、今必要な情報は何か？欲しい情報は何か？などわかりやすくなりますし、漏れを防ぐだけでなく、新しい情報も、空中に浮いたままではなく、実行タスクとして落とし込むことや、過去の資料でごちゃごちゃすることも防止することが可能になります。
情報はこんな原則に沿っていると使いやすい
ここまで情報を整理することについて、シェアしてきました。
ここからは更に流動的に情報を扱えるようになるポイントをシェアしていきます。
以前もお話したことがありますが、ローラ・スタックさんの書籍『仕事が終わらない! 」を抜け出す200のアイデア パンク寸前の自分を守る超仕事削減術 』で提唱されている「HUG」の原則を意識すると、情報を素早く扱いやすくなります。
【"HUG"の原則とは？】
- Handy・・・持ち運びやすい
- Useble・・・使いやすい
- Garbage-free・・・ゴミがでない
ざっくりまとめると、情報をどこでも持ち運べるような形にし、仕事やプライベートのスケジュールも見やすい方法を採用し、スペースをとるようなゴミがでない形態になっている、そんなイメージです。
まとめ
いかがでしたか？
情報の整理を常に心がけることで、情報を処理するための時間を大いに節約することができます。資料探しの5分の積み重ねが、1回のお客様との打ち合わせの時間に匹敵することもあるほどです。
また、情報整理のために、自分なりの方法を確立してきたあとは、月1でも構いませんので、定期的に見直し（メンテナンス）をするようにしてみましょう。
忙しい毎日の中で、体に処理が馴染んできたころには、最初に決めたルールとはちょっとしたズレが生まれることもあります。
定期的に見直すことで一定のルールを守ることとなり、今後の自分が見てもわかりやすい情報管理に繋がります。これが、時間の無駄を減らすことに繋がり業務の効率化にもプラスの影響をもたらすようになります。
ぜひ、お悩みの方は参考にしてみてください。
