社内向けの仕事納めの挨拶文、ポイントとしては以下を盛り込むことが最善と考えます。
- 今年1年の振り返り。
- 来年の目標など抱負についての記載。
- 上司であっても、部下であっても感謝の意を伝える。
仕事をしていると１年間はあっという間ですよね。
その間、楽もあれば苦もあり。楽をさせてもらったのも、苦を乗り越えれたのも部下、同僚、上司そして社内の関連部署があるからこそだと言えるでしょう。
自分一人で仕事をしてきた訳ではありません。仕事納めはふと油断すればそのような驕りの意識が芽生えそうな自分を戒め、さまざまな関係者に感謝をするための場とも言えますよね。
そのため清濁合わせ呑む、ではないですが良かったことにも悪かったことにも偏りすぎず、失礼にもならずにバランスの良い内容とすることがベストです。
とはいうものの、相手が上役などであれば送るのに億劫になることもありますよね。
誰か社内の上司宛の年末挨拶メール作ってくれ
— アッキーラ (@akiraNO16) 2013年12月20日
次のコーナーではそんな弱気な人にも役立つ文面のコツをお教えしましょう！
社内全体に失礼のないメールの書き方・テンプレ
簡潔でまとまりのある文面とすることが重要です。
「件名・宛名・前文・主文・末文・後付文」と区切ることを心がければ良いかと思います。
一つ一つ具体例に沿って説明していきます。
件名
- 受け取り側がどのような要件かを一目で見てわかるよう、件名は必ず記載しましょう。
- 「年末のご挨拶」
で良いかと思います。
宛名
- 「○○部 御中」
などと宛先を記載しましょう。
前文
- 「○○年もあと僅かとなりました」
と簡潔な書き出しとしましょう。
主文
あなたが相手に何を伝えたいか、
- 「大変な年でしたが、多大なるご支援のおかげでなんとか乗り越えることができました」
- 「皆様の厳しくも温かいお力添えのおかげで、多数の困難な局面を乗り越えることができたと
- 深く感謝しております。」
など、相手部署内の全員に失礼なく感謝の意を伝えれるような文面としましょう。
末文
今年の感謝は主文で伝えておりますので、来年も変わらぬ協力をお願いする文面が良いでしょう。
- 「来年も変わらぬご支援を賜りますよう、何卒よろしくお願いします」
- 「来年もご指導、ご鞭撻のほどどうぞよろしくお願いします」
などが良いかと考えます。
後付文
末文の状態で終わらせると、通常のメールとなんら変わらない形の印象がありますよね。
- 「良いお年をお迎えください」
などの一文を加えることで年末の挨拶にふさわしいものとなります。
また、本来は直接会って感謝の意を伝えたいところながら、それが叶わないのでメールした旨を伝える一文「メールにて失礼いたしました」などを加えるとより丁寧な印象を文面全体に加えることができます。
感謝の意は伝えても伝えきれないもの、でも長い文面とならないように簡潔にした上で送信しましょうね！短い方が伝わりますよ！
また送信先も重複しないようにしましょうね。相手のメールボックスがいっぱいになってしまうのも悪い印象となってしまいます。
うちの部長が部署として社内の全部署営業所に年末挨拶メールという名の絨毯爆撃を行ってて、私含めてCCで入ってる部署の人達のメールボックスが大変なことになってる
— クラウザーⅢ世 (@ei104) 2015年12月25日
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上司にメールを送るには何に気をつけたらいい？書き方・テンプレ
基本的には社内全体向けと同じ流れとしましょう。
件名
- 「年末のご挨拶」
とすれば良いでしょう。
宛名
上司個人宛となりますので
- 「◯◯部長様」
としましょう。
前文
- 「○○年もあと僅かとなりました」
社内向けと同様です。
簡潔な書き出しとしましょう。
主文
挨拶文の根幹となる重要なパートです。
上司個人への感謝の意は、具体的に力を貸してくれた場面を盛り込めばより良いでしょう。
- 「◯◯の案件では、部長が社内各部署との調整をしていただいたおかげで無事に終えることができたと深く感謝しております」
などでしょうか。
末文・後付文
社内全般向けと同様の内容で問題ないと思います。
長くなりすぎないよう注意しましょう。
同じ部署の上司は常日頃顔を合わせていますよね。
本来は直接言葉で伝えるのがベストですが、上役は取引先、社内部署他様々な関係者との挨拶などで多忙な身となってしまっているのが師走の風景とも言えます。
年末を感じる流れ
— みぽりん ゾンビロリータ (@mipolorin) 2019年12月4日
・いつのまにかあちこちイルミネーション
・総務の子が会社のカレンダーを大量に巻き始める
・年末挨拶で上司への来客が増える
・バンドマンの友人達がいつもに増して忙しそう
・母からのLINEが急に増える(年始の仕事の指示で)
そしてあっという間に今年も終わるんだろな(ﾟ∀ﾟ)
最終日にも会うことが叶わない、といった場合はメールでの挨拶をするのがマナーと言えます。
もちろん、直接お伝えしてメールでも、という方法もありますが、しつこすぎるのでそれは上司の性格にもよるかもしれませんのでよく見極めてからとしましょう。
まとめ
メールは非常に便利な反面、相手に思わぬ印象を与えることもありますので年末の挨拶文を送りたくない・・・という人もたくさんいらっしゃることでしょう。
このコラムを読んで、短く簡潔にを心がけて作成すれば恐れることなし！と感じていただければ幸いです。
